A gestão de custos é um dos pilares fundamentais para a saúde financeira de qualquer corretora de seguros. Controlar gastos, otimizar recursos e manter uma margem de lucro saudável são desafios constantes para corretores de seguros que desejam crescer no mercado sem comprometer sua rentabilidade.
Neste artigo, vamos explorar o que é gestão de custos, sua importância, como implementá-la de forma eficiente e quais ferramentas podem auxiliar nesse processo. Além disso, abordaremos erros comuns e como evitá-los para garantir um crescimento sustentável.
O que é gestão de custos
A gestão de custos nada mais é do que o planejamento, monitoramento e controle das despesas de um negócio. Para corretores de seguros, isso inclui desde os custos operacionais do escritório até investimentos em marketing, tecnologia e comissionamento de vendas.
O objetivo principal é garantir que os recursos sejam alocados de maneira estratégica, evitando desperdícios e maximizando a rentabilidade do negócio.
Saber as taxas e tributações para corretores e seguros é um dos primeiros passos a serem avaliados e para te ajudar nesta tarefa você pode ler o nosso artigo sobre o tema: “Regime tributário para corretoras de seguros.”
A importância da gestão de custos
Não seria exagero dizer que gerir os custos corretamente pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma corretora de seguros. Os benefícios são evidentes, aumento de lucratividade, maior previsibilidade financeira, tomada de decisões mais assertivas, redução de riscos, dentre outras.
Mas a pergunta que fica no ar é: como fazer isso de forma eficiente?
Mapeie todas as despesas: comece separando as despesas em dois grupos distintos. O primeiro é o de “despesas fixas”, neste grupo você deve incluir todos os gastos que impactam o seu mês de forma recorrente (aluguel, salários, softwares e qualquer despesa que seja paga mensalmente). Já o segundo são as “despesas variáveis”, neste grupo selecione as despesas que tem mas que não são mensais (treinamentos, marketing, comissões), mesmo que algumas dessas tenham recorrência mensal seus valores podem variar.
Orçamento mensal: defina com exatidão qual o teto do seu orçamento mensal, ou seja, qual o valor máximo pode ser gasto dentro daquele período de 30 dias, isso parece simples, mas estabelecer limites para cada categoria de despesas pode ser um desafio no dia a dia, fazer um esforço para cumprir esse objetivo é fundamental.
Monitore os gastos: acompanhar com exatidão entradas e saídas de receitas também é um grande desafio, fazer isso manualmente pode gerar desencontro de informações. Considere usar ferramentas que ajudam neste tipo de controle pois é imprescindível fazê-lo.
Otimize processos: aqui entra mais uma vez a ajuda de ferramentas tecnológicas, otimizar processos que são repetitivos irá ajudar a sua corretora de seguros a ganhar em produtividade e fatalmente em rentabilidade, além é claro, de reduzir custos operacionais.
Negocie melhores condições: esteja sempre atendo as oportunidades e movimentações do mercado, renegocie condições, avalie as novas ferramentas e condições, busque contratos mais vantajosos sempre que possível. Não tenha medo de migrar de plataformas e de experimentar as novidades (avalie sempre o custo-benefício e a rentabilidade obtida no final de cada mês).
Analise os resultados: e como falado acima, acompanhe, revisite e reajuste se necessário. Analise os resultados religiosamente todos os meses para identificar possibilidades de crescimento ou necessidades de contenção. Quem acompanha de perto periodicamente não perde o momento certo de agir.
Ferramentas
O uso de tecnologia para aumentar a produtividade e facilitar a gestão de custos estão no topo das prioridades de qualquer corretora de seguros que visa crescimento saudável e sustentável. Algumas ferramentas ajudam na administração diária da sua corretora de seguros, já outras, auxiliam em áreas específicas e juntas se provam aliadas importantes para o aumento de renda e a gestão dos custos.
Controle financeiro
Para quem está começando, planilhas de controle financeiro podem ser uma ferramenta de grande ajuda. Porém, conforme a sua corretora de seguros for crescendo em rentabilidade e relevância novos custos vão surgir e neste momento, ferramentas melhore e mais adequadas se fazem necessárias.
Existem ferramentas que auxiliam no controle financeiro diário da sua corretora de seguros como o Conta Azul e o Omie.
E para quem procura uma ferramenta mais completa, que além de auxiliar na gestão de custos também ajuda na gestão completa da sua corretora de seguros você tem o Gestor.
Sistemas de gestão e CRM
Como falamos, existem sistemas que vão ajudar na administração da maioria dos processos diários da sua corretora de seguros, como é o caso do Gestor.
Concentrar suas ações em uma plataforma otimizada faz você ganhar em tempo e produtividade, ter mais controle de suas ações e valores e automaticamente facilita sua gestão de custos.
Uma estratégia interessante é somar o seu sistema de gestão a um CRM, ferramentas como o RD Station auxiliam na gestão dos clientes e nas etapas de venda. Tornando seu controle diário maior e mais eficaz.
Quer saber como organizar sua corretora de seguros? – Guia de Organização para Corretoras de Seguros
Evite erros comuns
Misturar finanças pessoais e empresariais: pode não parecer, mas este erro é extremamente comum e um dos mais prejudiciais para a gestão de custos. Muitas corretoras de seguros pequenas sofrem com esse mal e conforme vão crescendo desconectar essa relação financeira vai ficando mais difícil. Habitue-se deste o início a manter a vida financeira pessoal e empresarial separadas e muito bem controladas neste aspecto.
Monitorar pequenos gastos: já falamos da importância de contabilizar todos os gastos da sua corretora de seguros, mas não é incomum negligenciar pequenos gastos do dia a dia, este erro pode custar caro. “TODOS” os gastos devem ser contabilizados corretamente se você deseja fazer uma gestão de custos eficiente.
Depender de um único fluxo de receita: se sua corretora só trabalha com um ramo de seguro considere rever essa prática. Diversificar o seu portfólio te dá oportunidade de conquistar mais clientes e criar uma receita que vem de fontes variadas. Depender de apenas uma fonte de renda é arriscado e perigoso no caso de qualquer eventualidade.
Ignorar a importância do planejamento: outro erro comum que acaba sendo fatal para muitas corretoras de seguros. Planejar nem sempre é fácil e pode apresentar percalços desafiadores, mas é de suma importância dedicar seus esforços para planejar o sucesso do seu negócio, e isto não inclui apenas o início. O planejamento é constante, você deve sempre saber qual a receita, os próximos investimentos, momentos de agressivar seu desenvolvimento ou segurar expectativas, apenas com um bom planejamento constante é que sua próxima ação será sempre a mais assertiva possível.
Não investir em tecnologia: ferramentas reduzem seu custo e aumentam sua eficiência. Ignora-las é um grande erro, cometido por muitos corretores de seguros. Pode ser por dificuldade de adaptação ou mesmo a descrença em suas funcionalidades, mas a verdade é que muitos corretores de seguro deixam de desenvolver suas carreiras pelo equívoco de não se adaptar as ferramentas e tecnologias. Usar IAs, sistemas de multicálculo e sistemas de Gestão vai permitir que sua corretora de seguros cresça de forma ordenada, saudável e sustentável, tornando sua gestão de custos muito mais simples e impactante.
Leia também – Transformação digital como aliada na gestão das corretoras de seguros
Gerenciando produtores
Uma das melhores estratégias para gerar renda e expandir a produção de uma corretora de seguros é contar com uma ativa equipe de produtores. Esses profissionais vão performar e vender em nome da sua corretora de seguros e serão comissionados por essas vendas, manter um controle rígido sob esses números e entender as melhores métricas para avaliá-los é uma das melhores formas de fazer a gestão de custo da sua corretora de seguros.
Algumas táticas para viabilizar esse tipo de venda na sua corretora de seguros de maneira saudável incluem:
Criar faixa de comissão: baseie-se no volume de vendas para definir qual a porcentagem será comissionada, na prática comum, quanto maior o volume de vendas maior a porcentagem da comissão. Utilize valores e metas reais e palpáveis, que funcionem como incentivo, mas que estejam dentro das métricas e expectativas de lucro da corretora de seguros.
Estabelecer bonificações: metas e objetivos são pontos fortes e competitivos para utilizar com seus produtores, porém, bonificar aqueles que ultrapassam as metas pode ser uma boa estratégia de incentivo. Lembre-se sempre que essas ações não devem extrapolar as possibilidades da corretora de seguros e menos ainda prejudicar sua gestão dos custos.
Monitore seu ticket médio: monitorar o ticket médio dos clientes da sua corretora de seguros ajuda a estabelecer metas, direcionar esforços e até entender as possibilidades de crescimento e venda de cada produtor que trabalha para você. É fundamental saber a margem trabalhada em cada apólice comercializada, pois, sabendo disso, você poderá decidir por ações, promoções, marketing e demais ações para alavancar as vendas das suas apólices de seguro.
Ajuste de comissão: complementando o tópico acima, cada ramo de seguro apresenta suas particularidades, tanto de venda quanto de valores, adapte-se para cada um deles exclusivamente, ajuste suas comissões conforme a rentabilidade que ele traz para sua carteira de clientes.
Avaliando desempenho
Produtores são profissionais, e como tal, cada um tem suas particularidades e vai trazer resultados diferentes, para identificar os produtores que trazem o melhor resultado acompanhe métricas como:
- Taxa de conversão: com base na quantidade de leads desse produtor, quantos efetivamente viraram clientes para sua corretora de seguros? Tenha acesso ao número e ao percentual de conversão de todos os seus produtores para poder avaliar com segurança quais estão realmente performando bem e quais deles ainda não estão entregando os números ideais com base no seu planejamento.
- Tempo médio de venda: quanto tempo cada produtor leva para transformar o seu lead em cliente, quais os ramos e seu tempo médio, todos os produtores estão entregando a taxa de conversão no mesmo tempo de acordo com o ramo. Ter esse controle te ajuda a entender qual ramo de seguro demora mais para converter e exige maior esforço e quais ramos tem uma rotatividade maior, criando um giro que pode ser o diferencial da sua gestão de custos.
- Faturamento médio por produtor: seus produtores estão performando de maneira semelhante? Alguém se destaca positivamente? Se sim, aborde e entenda qual a estratégia utilizada e veja a possibilidade de replicar aos demais, boas ações devem ser incentivadas e compartilhadas sempre que possível. Caso algum dos produtores apresente métricas negativas é igualmente importante identificá-las para que sejam ajustadas e não repassadas aos demais.
- Índice de retenção: seus produtores estão conseguindo manter o ritmo de renovações dos clientes da sua corretora de seguros? Identificar o índice de fidelidade é uma das formas mais eficientes de saber quanto a previsibilidade de pagamentos e de uma boa gestão de custos.
Métricas
Para ajudar a metrificar os pontos citados acima é importante conhecer algumas métricas e como calculá-las. Elas são os indicadores perfeitos para saber quanto a eficiência dos investimentos. São elas:
ROI (Return of Investiment) – o ROI mede quanto a corretora de seguros ganha para cada real investido em marketing, captação de leads e estruturação da equipe de produtores.
Fórmula: ROI = (receita gerada – custo do investimento) ÷ custo do investimento
Se o ROI for positivo, significa que o investimento está trazendo retorno. Se for negativo, é hora de reavaliar estratégias.
ROAS (Return on Ad Spend) – retorno sobre gastos com anúncios. Diferente do ROI, o ROAS foca exclusivamente no retorno obtido sobre campanhas pagas, como Google Ads e Meta Ads.
Fórmula: ROAS = receita gerada por anúncios ÷ custo dos anúncios
Um ROAS abaixo de 1 indica prejuízo, enquanto um número maior que 1 mostra lucro sobre os investimentos publicitários.
CPL (Cost per Lead) – custo por lead. O CPL mede quanto a corretora de seguros está gastando para captar um novo lead.
Fórmula: CPL = investimento em marketing ÷ número de leads gerados
Se o CPL for alto, pode ser necessário otimizar campanhas ou melhorar a segmentação de público.
CPA (Cost per Acquisition) – custo por aquisição. O CPA vai além do CPL e mede quanto custa transformar um lead em cliente.
Fórmula: CPA = investimento em marketing ÷ número de clientes conquistados
Se o CPA for muito alto, pode indicar problemas na conversão dos leads em vendas e é hora de rever as estratégias.
Essas métricas ajudam a calcular se o que está sendo investido na corretora de seguros está retornando como lucro, se as ações tomadas aqui estão trazendo ou não os resultados esperados e principalmente, identificar o que pode não estar saindo como o planejando e agir diretamente na fonte do problema evitando assim um desgaste financeiro maior.
A gestão de custos é essencial para a sustentabilidade de um corretor de seguros. Com um controle adequado, é possível otimizar despesas, aumentar a lucratividade e garantir um crescimento estruturado. Utilizar ferramentas tecnológicas e evitar erros comuns são passos fundamentais para um gerenciamento eficiente. E lembre-se, essa não é uma ação única, ela requer recorrência periódica, análise de movimentação do mercado e te ajuda a estar sempre um passo a frente de qualquer eventualidade.
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